Adopté par l'Assemblée Générale du 5 juin 1999 à Eymoutiers (Haute-Vienne)
Adopté par le Conseil d'Administration du 30 avril 2005 (Limoges)
Révisé par le Conseil d'Administration à la date du 16 mars 2006
Révisé par le Conseil d'Administration à la date du 11 Octobre 2009
Révisé par le Conseil d'Administration à la date du 23 Janvier 2010
Révisé par l'AG et le Conseil d'Administration à la date du 5 Juin 2010
Révisé par le Conseil d'Administration à la date du 15 décembre 2011
L'association CGHHML est une association régionale unique et indivisible. Elle a un objet régional puisqu'elle exerce son activité relativement à l'état civil et à l'histoire des trois départements constituant l'actuelle région du Limousin mais elle a une dimension nationale car ses adhérents sont répartis partout en France métropolitaine et d'outre mer mais aussi à l'étranger.
Elle est organisée en antennes, une antenne pour chacun des trois départements objets de son activité et, le cas échéant, une antenne dans les lieux (villes, départements, régions) où le nombre d'adhérents et le niveau de l'activité le justifient. La décision de créer une antenne revient au Conseil d'administration qui fait valider cette décision par l'assemblée générale. Compte tenu de leur nombre d'adhérents et de leur niveau d'activité, certaines antennes sont représentées au conseil d'administration par un(e) vice-président(e) et, éventuellement, par un(e) délégué(e). Selon les mêmes critères, le conseil d'administration et l'assemblée générale peuvent doter certaines antennes d'un budget de fonctionnement autonome, d'un personnel salarié, d'un local...
A ce jour, l'association compte :
L'adhésion à l'association est celle du groupe familial, que ce groupe soit constitué d'une seule et unique personne, d'un couple quelle que soit sa forme juridique, d'une fratrie. Chaque groupe familial est identifié par un numéro d'adhésion unique, paye une seule cotisation, reçoit un seul exemplaire de la revue, dispose d'une seule voix lors des votes. Chaque membre du groupe familial participe pleinement à la vie associative et peut représenter le groupe lors des assemblées générales. Les procurations établies au nom d'un quelconque membre du groupe familial sont réputées établies en faveur du représentant du groupe présent à l'assemblée générale. Pour l'inscription du groupe au fichier des adhérents, les membres du groupe déterminent librement celui d'entre eux qui figurera au fichier et sera destinataire du courrier mais le groupe familial est enregistré sous une adresse unique.
L’adhésion dure 1 an et débute le jour de réception du paiement. Dans le cas d’un renouvellement d’adhésion, la durée est prolongée d’un an à partir de la date anniversaire de l’adhésion. Chaque membre actif du Cercle ayant fourni une adresse électronique reçoit un message de rappel 15 jours avant l’échéance de son adhésion. L’accès à l’espace adhérent du site du CGHHML est automatiquement suspendu à la date échéance en cas de non paiement de la cotisation.
Conformément à l'article 5 des statuts, le montant de la cotisation annuelle et celui du droit d'entrée sont fixés par l'assemblée générale pour l'année qui suit. Actuellement la cotisation comprend :
Un don d'une valeur de 150 euros permet de devenir membre bienfaiteur.
Le fait d'acquitter le montant des droits d'entrée et de la cotisation annuelle, vaut acceptation des statuts.
Les statuts et le règlement intérieur sont adressés à chaque adhérent qui le désire, à sa demande et contre enveloppe suffisamment affranchie à son adresse. Les statuts et le règlement intérieur sont également consultables sur le site Internet du C.G.H.H.M.L., les statuts dans la zone accessible au public, le règlement intérieur dans la zone réservée aux adhérents.
Le conseil d'administration qui décide la radiation d'un adhérent pour un motif autre que le non règlement de la cotisation annuelle doit en informer l'adhérent par lettre recommandée avec accusé de réception, la lettre précisant le motif de la décision et la possibilité pour l'adhérent de présenter sa défense devant le conseil d'administration. Si l'adhérent souhaite utiliser cette possibilité, il doit en informer le (ou la) président(e) de l'association par lettre recommandée avec accusé de réception dans le délai d'un mois à partir de la réception de l'information et il sera invité au conseil d'administration le plus proche.
Les relevés d'actes édités sur papier sont cédés à un prix forfaitaire publié dans un tarif inclus dans chaque parution de la revue, tarif applicable dès publication. Ils sont expédiés franco de port quel que soit le lieu de destination. Le prix forfaitaire s'applique même s'ils sont remis directement à l'acquéreur dans un lieu où l'association est présente. Ce tarif est réservé aux membres de l'association. Il est majoré de 25 % arrondi à l'euro le plus proche pour les non membres.
Les représentants de l'association dans les diverses antennes ou dans les manifestations publiques disposent d'une liste des publications comportant les deux tarifs. Ils peuvent, à titre exceptionnel, accorder le tarif « adhérent » à des personnes non encore adhérentes.
Dans certaines situations, notamment les assemblées générales, les responsables de l'association peuvent décider de céder à un prix réduit certaines publications, en particulier celles nouvellement éditées, ceci dans la limite des stocks disponibles sur place.
L'association met l'ensemble des actes édités sur papier à la disposition de tous sur son site internet. Les adhérents internautes bénéficient lors de leur adhésion ou renouvellement d’adhésion de 500 points qui peuvent s’ajouter à ceux éventuellement présents sur leur compte (reliquat ou achat). Ils utilisent à leur gré ces points pour visualiser les actes dans leur intégralité, tant qu’ils gardent leur statut de membre actif de l’association. Les points restant en fin de validité sont reportés sur l'exercice suivant en cas de renouvellement de l’adhésion. Les points, donnés lors de l'adhésion ou la ré adhésion qui n'auraient pas été utilisés lors de la démission, la non ré adhésion ou l'exclusion, sont définitivement perdus, et ne peuvent faire l'objet d'une demande de remboursement. Les non adhérents peuvent demander l'envoi d'actes complets de leur choix contre versement d'une participation forfaitaire. Conformément à la législation concernant le délai de réflexion, le délai de réponse nécessaire sera appliqué.
Les décisions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité des voix de ses membres inscrits ou représentés. En cas d'égalité des voix, celle du (ou de la) président(e) est prépondérante.
Compte tenu de la dispersion des administrateurs sur le territoire national, le Conseil d'Administration peut se tenir selon deux types de séances :
Les séances plénières comportent au minimum une séance précédant l'assemblée générale et une séance suivant l'assemblée générale. D'autres séances plénières peuvent être organisées dans le cours de l'année, éventuellement sur plusieurs jours.
Dans les deux cas, l'ordre du jour est arrêté par le (ou la) président(e) et communiqué à l'ensemble des administrateurs. Tous les administrateurs ont la possibilité de proposer au (ou à la) président(e) l'inscription à l'ordre du jour de questions particulières.
En ce qui concerne les séances virtuelles, le Conseil d'Administration comporte trois temps :
Peut faire acte de candidature au Conseil d'Administration tout membre de l'Association qui remplit les conditions suivantes :
Lors de chaque assemblée générale annuelle, un administrateur peut parrainer, au maximum, deux candidats.
Les candidatures au poste d'Administrateur doivent être faites par écrit, auprès du (ou de la) président(e), au moins deux mois avant la date de l'Assemblée Générale, accompagnées du projet personnel que le candidat envisage de mettre en oeuvre pendant son mandat. Seuls les administrateurs sortants souhaitant voir renouveler leur mandat sont dispensés du parrainage de deux membres du Conseil d'Administration sortant. Pour tous les autres candidats, les candidatures seront accompagnées des parrainages écrits. Le dépôt d'une candidature entraîne obligatoirement l'acceptation des statuts et du présent règlement intérieur qui sont consultables sur le site Internet du Cercle, les statuts dans la zone accessible au public, le règlement intérieur dans la zone réservée aux adhérents.
Pour participer aux séances plénières ou virtuelles du Conseil d'Administration, un administrateur doit être à jour de la cotisation annuelle en cours.
Tout administrateur est soumis au devoir de réserve. Tout manquement à ce devoir de réserve constitue une faute grave pouvant entraîner l'exclusion de l'Association sur décision du Conseil d'Administration conformément aux dispositions de l'article 7 des statuts. Il en est de même de tout agissement pouvant nuire au Cercle. Le Conseil d'Administration notifie sa décision par lettre recommandée avec accusé de réception signée par un administrateur désigné à cet effet, généralement le (ou la) président(e).
Le renouvellement annuel des membres élus du Conseil d'Administration se fait par tiers. En cas de renouvellement intégral du Conseil d'Administration, comme lors de l'élection du premier Conseil d'Administration, le tiers sortant la première année est déterminé par tirage au sort, ainsi que le tiers sortant de la seconde année.
Tout administrateur qui, au cours de l'année, n'a pas participé, sans excuse valable, à trois séances plénières ou virtuelles du Conseil d'Administration est considéré comme démissionnaire et son remplacement est prévu à l'assemblée générale en plus du tiers sortant. Il en est de même de tout administrateur qui n'est pas à jour de la cotisation annuelle en cours.
Le conseil d'administration est assisté, pour certaines questions, par un certain nombre de chargés de missions non administrateurs. Avant toute assemblée générale, les personnes susceptibles de s'engager sur l'une des missions sont contactées directement par le (ou la) président(e) et invitées à la séance du Conseil d'Administration tenue suite à l'assemblée générale.
La séance du Conseil d'Administration tenue suite à l'assemblée générale annuelle, après que le tiers sortant ait été renouvelé, comporte à son ordre du jour le renouvellement du bureau à la majorité simple des seuls membres présents ainsi que l'établissement de la liste des chargés de missions associés au conseil d'administration et leur nomination. Notamment sont désignés le responsable du siège administratif, les responsables habilités à intervenir sur le site internet et est constitué le groupe de contrôle de la gestion du site, groupe formé de trois personnes dont le (ou la) président(e). Les membres du bureau et les chargés de missions sont ainsi élus ou nommés pour un an mais peuvent être reconduits sur le même poste s'ils sont à nouveau candidats et recueillent la majorité des voix. La candidature des administrateurs à un poste du bureau se fait verbalement sans aucun formalisme au cours de la séance du Conseil. Dans la même séance, le conseil d'administration désigne les personnes mandatées pour représenter l'association dans les associations et cercles amis et il définit les limites des engagements qui peuvent être pris dans le cadre de ces associations et cercles, notamment au plan financier.
Pour l'application concrète de la disposition de l'article 10 des statuts qui prévoit qu'en cas d'absence ou d'empêchement constaté par le Conseil d'Administration, le Président est remplacé par l'un des Vice-présidents, appelés dans l'ordre de leur élection, il est convenu que le vice-président le plus anciennement élu dans ce poste prend le titre de 1er vice-président.
L’engagement au sein d’une association sans but lucratif est bénévole par nature et ne peut générer aucun bénéfice personnel à ses dirigeants. Toutes relations commerciales ou de prestation de service entre un adhérent et le Cercle fera l’objet d’une convention précisant que l’adhérent concerné ne tire aucun bénéfice personnel de la dite relation ou prestation.
Cependant les adhérents élus en qualité d’administrateur et les adhérents à qui est confiée une mission spécifique pour le compte de l'association, peuvent obtenir le remboursement des frais engagés au nom du Cercle.
Les frais suivants sont pris en charge par l’association :
Les frais suivants peuvent être remboursés sur justificatif :
Gratifications et cadeaux peuvent être accordés à toute personne physique pour service rendu à l’association :
• Seuls les membres du Bureau sont autorisés à en apprécier l’opportunité : invitation à un repas, don de Revues anciennes gratuites, points gratuits permettant d’accéder à la base de données. Un décompte de ces gratifications et cadeaux sera fait à chaque réunion du conseil d’administration.
Les frais non remboursés :
L’ensemble des frais engagés par les adhérents quelle que soit leur responsabilité pour des recherches, publiées ou non (transport, photocopie, documentation etc..) relèvent de l’action militante et bénévole.
Il est entendu que chacun reste libre de renoncer à demander les remboursements auxquels il aurait droit en fonction des règles édictées ci-dessus.
La commission de contrôle est composée de deux personnes élues parmi les membres de l'association pour un mandat d'un an éventuellement renouvelable, ces personnes ne devant pas avoir de fonctions de direction de l'association. Elle effectue ses contrôles collégialement une ou deux fois dans l'année selon un calendrier établi avec le conseil d'administration, au siège social de l'association, lieu où est tenue et conservée la comptabilité de l'association. Elle reçoit pour ce faire les pouvoirs d'investigation et de communication les plus étendus et doit recevoir les moyens et l'aide nécessaires à la conduite de sa mission. Elle s'assure, par l'examen des pièces justificatives et des supports matériels de la comptabilité, de la régularité des opérations comptables et de la concordance entre les faits comptables de base et les chiffres globaux devant être présentés à l'assemblée générale. Elle établit un rapport annuel écrit détaillé destiné au conseil d'administration qui s'en saisit avant l'assemblée générale puis elle présente un rapport synthétique de ses observations à l'assemblée générale. Elle peut être consultée sur tout problème relevant de sa compétence mais elle n'a aucun rôle à jouer dans l'organisation de la gestion et de la comptabilité si ce n'est donner son appréciation sur cette organisation. Elle n'a ni pouvoir de décision ni pouvoir de gestion. Elle n'a qu'un pouvoir de vigilance et d'interpellation.
La commission de contrôle, outre les contrôles effectués à chaque fin d'exercice comptable, devra exercer ses contrôles en cas de changement de trésorier en cours d'exercice, le (ou la) trésorier(ière) sortant(e) présentant l'ensemble des livres, pour clôture de son exercice.
OBJECTIFS :
Le Cercle a pour vocation de se tourner vers ceux qui recherchent leurs ancêtres en Limousin et qui veulent en connaître les réalités généalogiques, historiques ou sociales. C’est pourquoi il a vocation à participer aux manifestations et salons où il lui est possible de présenter le travail de ses adhérents sous toutes les formes.
Ces participations ont pour objectif de :
OPPORTUNITÉ DE PARTICIPATION :
L’opportunité de participer à une manifestation à laquelle le CGHHML est convié ou dont il a eu connaissance, fait l’objet de la procédure suivante :
RESPONSABLE DE LA MANIFESTATION :
Le responsable de la manifestation est l’administrateur qui est à l’initiative du projet ou celui qui sera désigné par le Bureau.
Le responsable de la manifestation organise la présence du CGHHML dans des conditions humaines, techniques et financières compatibles avec les moyens dont dispose le Cercle.
Il reçoit de la part du Délégué chargé des forums, salons et manifestations le matériel technique et promotionnel dont il a besoin.
Il décompte les Revues et publications qui seront présentées lors de la manifestation et en tient une comptabilité précise.
Il veille à ce que soient respectés les tarifs arrêtés par le Bureau en matière de prix de vente des publications et/ou des tarifs promotionnels consentis lors des manifestations.
Il tient un décompte précis des adhésions et veille à ce que les nouveaux adhérents reçoivent lors de leur souscription la Revue D’onte ses, publiée dans le mois de leur adhésion.
Il inscrit sur chaque Bulletin d’adhésion remis ou demandé par les visiteurs, le nom, le lieu et la date de la manifestation dont il s’agit.
FRAIS ENGAGÉS PAR LE RESPONSABLE
Le responsable de la manifestation obtient le remboursement, sur justificatifs, des frais techniques qu’il a engagé au nom du CGHHML, dans la limite d’un budget établi par lui et validé par le Bureau avant l’engagement de la première dépense. (Frais d’inscription, frais techniques d’électricité ou d’installation, frais de photocopies, frais éventuels de nuitées etc…)
Les frais personnels des bénévoles participants au nom du Cercle à ces manifestations sont remboursés conformément à l’article R 10bis de notre règlement intérieur.
BILAN DE LA MANIFESTATION
Le responsable de la manifestation remet au Bureau, après chaque manifestation un bilan précis et détaillé de la manifestation. Ce bilan doit notamment préciser : impression générale ; nombre approximatif de visiteurs sur le stand du CGHHML et dans la manifestation ; nombre d’adhésions ou de réadhésions enregistrées ; nombre et liste détaillée des revues, livres ou autres produits vendus ; matériel reçu utilisé, à modifier, à redisposer ou à compléter ; nombre de recherches généalogiques effectuées directement sur la base de données lors de la manifestation. Bilan financier des charges et des recettes.
Chaque membre actif présent à l'Assemblée Générale pourra être porteur de 15 pouvoirs au maximum. Les pouvoirs doivent parvenir au siège pour enregistrement dans un délai qui est précisé par la convocation. Dans le cadre de la procédure d'enregistrement des pouvoirs préalable à l'assemblée générale, tout administrateur à qui il sera attribué plus de 15 pouvoirs pourra désigner le ou les membres de l'association à qui il souhaite transférer les pouvoirs excédentaires.
En cas de dissolution, les biens de l'Association (documentation, tables, bibliothèques, mobilier, etc.) après exercice des liquidateurs seront cédés à une Association choisie par l'Assemblée générale extraordinaire ayant prononcé la dissolution.
Page mise à jour le 27/12/2011 suite au CA du 15/12/2011 (Internet) à Limoges - JCV
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